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Faça Você Mesmo
Como fazer para organizar e tornar mais ágil o uso de seus e-mails
Estima-se que algo em torno de 200 milhões de mensagens de todo tipo entulhem as caixas de e-mails mundo afora. É claro que a parte que lhe cabe neste universo todo não deve ser lá estas tragédias todas, mas, não custa dar um trato na sua caixa de e-mail, o que vai tornar tudo mais fácil: tanto consultar o que importa, como descartar aquilo que é só “spam” ou coisas de pouca importância.
Nestas dicas abaixo vai ver como dar um trato nos seus.
1 – Sem barulho
Pesquisas mostram que você leva 64 segundos para recuperar a concentração depois de ser interrompido por um e-mail. Então evite notificações sonoras e visuais. No Gmail, é só clicar em Configurações e escolher a opção Desativar notificações de e-mail. No Outlook, clique em Opções/Preferências e entre em Opções de e-mail avançadas.
2 – Faxina
O próximo passo é cortar a entrada dos e-mails que você raramente lê. As redes sociais são os maiores distribuidores de e-mails. Para limitá-los, mude as configurações pessoais de cada uma delas. Basta acessar o site (Facebook, Twitter, Google+ etc), encontrar o botão configurações, e cancelar o recebimento de notificações via e-mail.
3 – Cada macaco no seu galho
Separe cada mensagem recebida em pastas diferentes. E-mails do chefe podem ir direto para a pasta “urgente” ou “trabalho”, sem nem parar na caixa de entrada. No Outlook é fácil de encontrar, é só clicar na opção Novo e em seguida Pasta (ou ctrl+shift+E). No Gmail, logo abaixo das pastas, clique na opção Mais, depois em Criar novo marcador. No Hotmail é mais fácil ainda, basta clicar em Nova pasta, na coluna esquerda do visor.
4 – Sem papo furado
Grupos de discussão são cheios de papo furado. Mas dá para ignorar as conversas sem sair do grupo. No Gmail é só abrir a mensagem, clicar na opção “mais” e depois em “ignorar”. As mensagens com esse assunto param de aparecer. Para encontrá-las digite “in:mute” na barra de busca. No Outlook, selecione o e-mail, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Ignorar conversa.
5 – Curto e limpo
Agora é só não deixar acumular outra vez. Se uma mensagem tomar apenas cinco minutos do seu tempo para ser respondida, faça isso o quanto antes. Se exige mais atenção, coloque-a em uma lista de afazeres. Para não se esquecer, escolha os botões de prioridades, como a estrela do Gmail ou a bandeira do Outlook. Se for sair de férias, grave uma mensagem automática dizendo que está em período de folga. (Publicado em Superinteressante)
Se você tem mais de um e-mail – como eu – claro que algumas regras mudam um pouco, mas, nada de tão complicado assim. Nada que um pouco de tentativa de “erro e acerto” não resolva.
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